Tietojohtaminen liitossa Paluu web-sivuston pääsivulle

Ohje: voit kopioida/tallentaa kuva hiiren "oikea" -> kopioi/tallenna. Taulukot voit kopioida maalaamalla alue + kopioi (tai avaamalla html-tiedosto Excelissä). Kuvien ja tekstin suurentaminen Ctrl +/-.

Tietojohtaminen liitossa



Tämä dokumentti on kirjoitettu avaamaan tietojohtamisen käsitettä ja merkitystä organisaatiossa.
Sisällys:

Tiedon rooli liiton toiminnassa


Liiton palvelut ovat tavalla tai toisella lähinnä tietoa (sopimukset, lait, ohjeet, tilasto- ja tutkimustietoa jne.), joten voidaan puhua erittäin tietointensiivisestä organisaatiosta. Tietoa (ja sen osajoukkoa dataa) syntyy monella tavalla. Tes-neuvottelut, jäsenten asioiden hoitaminen, työttömyyskassa, tilaisuuksiin osallistuminen, liiton taloushallinto tuottavat omanlaista dataa, joka kuvaa liiton ja jäsenten prosesseja. Tutkimuksilla ja kyselyillä voidaan em. prosessien lisäksi kerätä tietoa jäsenten hyvinvoinnista, arvoista tyytyväisyydestä liiton palveluihin. Liiton työntekijät tuottavat työssään erilaista dokumenttia ja muuta dataa työnsä ohessa. Oman tuotannon lisäksi dataa kerätään talon ulkopuolelta ja välitetään eteenpäin talon sisällä. Tietoa välittyy sähköpostien, käytäväkeskustelujen, kokousten, kosmoksen ja muiden kanavavien kautta. Luetteleminen on uuvuttavaa, joka jo sinänsä kuvaa tiedon ongelmatiikkaa.

Tiedon perusongelmatiikka


Tiedon abstrakti luonne

Fyysisten hyödykkeiden (kuten auto) tuotantoprosessi on helpompi nähdä verrattuna tiedonmuodostusprosessiin. Sähköä virtaa, mutta mitä on tiedon virtaaminen? On fiksua nähdä tietokin eräänlaisena teollisena prosessina. Toisaalta tietoa on konkretisoitunut fyysisiin tavaroihin (valmistusreseptin kautta). Tiedon arvoa on myös hankalampi mitata (vrt. bensalitran energia-arvo). Voi pohtia, onko fysikaalista maailmaa olemassa ihmisille ilman tietoa? Tietoa itsessään joutuu tulkitsemaan, silmien edessä oleva merkkijono tarkoita mitään, jollei sille ole tulkintaa.

Tiedon esiintymismuodon ongelma

Data on "fyysinen" todiste tiedon olemassaolosta. Dokumentit, ohjelmat ja ohjelmistot, ohjelmakoodit, taulukot, kuva-, ääni- ja videotallenteet ovat tiedostoja, jotka sisältävät informaatiota. Tietoja on taltioitu myös ei-sähköiseen muotoon (paperille, ...). Tallennusmuodoista huolimatta merkittävä osa kaikesta tiedosta on vain ihmisten päissä. Tallennusmuoto vaikuttaa informaation etsintään, esimerkiksi tiedon hakeminen dvd-videosta on erilaista verrattuna googlen sanahakuun. Tieto tarvitseekin usein tietoa tiedosta (metatietoa), jotta sitä voidaan ylipäänsä käsitellä.
Vaikka nykyään sähköiset informaatiojärjestelmät mahdollistavat tiedon hyvän taltioinnin, niin yksittäisten ihmisten toimintatavat ja organisaation informaatiokulttuuri vaikuttavat ratkaisevasti siihen, a) siirtyykö tieto oikeasti dataksi (=kerätyt tiedot) ja b) miten käytettävää data on.

Tiedon jäsentämisen ongelma

Tietoa esitetään erilaisilla merkkijärjestelmillä ja näihin kielen säännöillä. Tiedon jäsentämisellä tietoa ikään kuin mallinnetaan helpommin tajuttavaan muotoon. Tähän tarvitaan käsitteitä, lajittelua, yhdistelyä, tiivistämistä ja johdonmukaisuutta. Käsitteiden luominen voi toisinaan olla perin vaativa tehtävä. Tietoa voidaan saattaa taulukkomuotoon, numeerisesta tiedosta lasketaan tunnuslukuja tai lajitellaan esim. suurimmasta pienimpään jne. Termejä ja sanoja ryhmitellään saman yläkäsitteen alle. Samansisältöiset asiat esitetään samassa kappaleessa. Tietokoneen kansioissa tiedostoja lajitellaan päivämäärän, dokumenttityypin tai muiden metatietojen mukaan. Voi sanoa, että "tieto tarvitsee aina jäsennyksensä", ilman sitä tieton menettää helposti "järkensän" ja käytettävyytensä.

Tiedon laadun ongelma

Tietoa voidaan luokitella sen jalostusasteen mukaan: 1) informaatioo, 2) "tieton" (tosi-informaatio) ja 3) ymmärrys (tietoa, joka auttaa esim. edunvalvontaongelmissa). Virheellinen tieto on tietotyöläisen suurimpia haasteita, käytännössä informaation fakta-aste vaihtelee aina nollan ja sadan prosentin välillä (ollen harvoin jompaa kumpaa ääripäätä). Lisäksi tieto voi olla objektiivista tai subjektiivista, esimerkkeinä tietokoneen tekemien laskutoimitusten määrä tai työntekijän kokema tyytyväisyys tietokoneensa käytettävyyteen.

Tiedon määrän ongelma

Ihmiset tuottavat toiminnassaan valtavan määrän informaatiota, joista vain pieni osa on lopulta hyödyllistä. Suuri tiedon määrä lisää sen pirstoutumisriskiä, jolloin vain pieni osa potentiaalisesta tiedosta ehditään saamaan hyötykäyttöön.

Tiedon jakamisen ongelma

Tietoon liittyy jakamisen ongelma, joista on hyvä erottaa kaksi tasoa: 1) asenteellinen ja 2) taidollinen. Taitoa on osata jakaa tietoa sillä tavalla, että vastaanottaja ymmärtää saamansa tiedon. Vastaavasti tiedon vastaajanottajalla tulee olla tietoa ja taitoja ottaa tietyntasoista tietoa vastaan. Ihmisten lisäksi roolinsa on tietoteknisillä laitteilla, joita tiedonsiirrossa käytetään. Tiedonsiirto on siis ihmisten välillä olevaa (lähes symmetristä) yhteistoimintaa. Kielellä on tietenkin hyvin suuri merkitys tiedonvaihdon onnistumisessa. Asenteellinen puoli liittyy ihmisten haluun antaa tietoa muiden käyttöön. Tieto on myös vallan väline.

Tietojohtaminen


Tietojohtamisen tavoitteet

Tietojohtamisella pyritään ohjaamaan työpaikan informaatiokulttuuria kokonaisvaltaisesti siten, että tieto käyttäytyy talossa tarkoituksenmukaisesti ja tehokkaasti. Käyttäjän näkökulmasta tiedon tulee olla mahdollisimman oikeata, riittävän laajaa ja syvällistä, selkeästi tulkittavaa ja helposti käytettävää. Tietoa tulee olla saatavilla ennakoivasti ja tieto leviää avoimesti ja tasapuolisesti talon sisällä (tiedon sosialisointi). Tuottajan näkökulmasta lopputiedon panoksina käytetyt "tietoraaka-aineet" ja jalostusmenetelmät tulee olla kunnossa samalla tavalla ihanteellisia (tuottajakin on tiedon käyttäjä). Lisäksi tiedon välittämiselle on toimivat kanavat.
Eri tekijät luovat paineita toisilleen, tiedon laadun ja määrän lisääminen periaatteessa tarkoittaa myös lisää panoksia (parempaa lähdedataa, aikaa ja energiaa). Jos tietotyö, toimintakulttuuri ja sen puitteet onnistutaan järjestämään vielä fiksummin, niin samoilla toimintakustannuksilla saadaan enemmän määrää ja laatua (työn tuottavuus kohoaa).

Työyhteisössä virtaavan tiedon ja tietämyksen kerääminen dataksi on tietojohtamisen tärkeimpiä tehtäviä, koska tällöin ihmisten työpanokset ja -tuotokset tallentuvat organisaation sosiaaliseksi pääomaksi. Tähän yhteyteen liittyy myös tiedon omistajuuden ongelma. Työntekijän velvollisuus olisi luovuttaa työssään luomaansa tai "koskettamaansa" tietoa (mukaan lukien sosiaaliset kontaktit) organisaatiolle, joka vastineeksi tästä "vaihdosta" on maksanut työntekijälle palkkaa. Tietojohtaminen siis purkaa aktiivisesti tiedon jakamiseen liittyviä asenteellisia ongelmia. Asenteellisista ongelmista tulee erottaa puhtaasti tiedolliset ja taidolliset ongelmat, siksi tietotyötaitoja tulee jatkuvasti vahvistaa erityyppisellä kouluttamisella. Taitojen kehittyessä myös asenteelliset ongelmat katoavat.

Tietojohtamisella ratkaistaan, mihin informaatiojärjestelmään ja missä muodossa minkäkin tyyppinen informaatio talletetaan. Sama tieto kerätään vain yhteen paikkaan ja tiedonkeruuvälineitä (esim. kyselyt) yhdenmukaistetaan niin käsitteellisesti kuin mittausteknisesti (oikein mittaaminen on todella visainen pulma). Tietojohtaminen synnyttää työpaikalle kokonaisvaltaisen ymmärryksen siitä, mitä ja miksi tieto on, miten se on saatu sekä kenen hallussa ja missä informaatio sijaitsee.

Tietojohtamiseen kuuluu luonnollisesti valita työpaikan tietotekniset työkalut ja järjestelmät siten, että tiedonkeruu, muokkaaminen ja tiedonvaihto ihmisten välillä olisi mahdollisimman tehokasta. Synergiaa haetaan siis toisaalta ihmisten, mutta toisaalta myös ihmisten ja järjestelmien välillä.

Tietotekniikan tärkeimpiä tehtäviä on automatisoida tietoprosesseja. Kone tekee "likaiset työt", jolloin ihmisille jää aikaa tulkita ja ymmärtää tietoa sekä käyttää sitä varsinaisissa ongelmissa.

Tietojohtamisella varmistetaan, että tietoa on määrällisesti riittävästi ja se on laadukasta. Laatua voi arvioida asteikolla: 1) informaatio 2) tieto (tosi-informaatio) ja 3) ymmärrys (tietoja, joita on yhdistelty toisiinsa niin, että lopputuloksena on viisas ja oikea päätöksenteko). Virheellinen tieto tulee poistaa tietojärjestelmistä, jotta virheet eivät kertaudu (korkoa korolle periaatteella) aiheuttaen mittavan määrän hukkaan valunutta työtä. Työntekijöiden tulee estää virheellisen tiedon leviäminen organisaatiossa.

Tietojohtaminen läpäisee kaiken toiminnan siltä osin kuin toiminnoissa on kyse tiedon johtamisesta (eri asia kuin tiedolla johtaminen). Tietojohtaminen ei suinkaan ole vain tietotekninen ongelma. Aivan yhtä tärkeää on tiedon jäsentäminen, sisältökysymysten määrittely, tiedon käsiterakenteet ja tiedon mittaustavat, joissa eri sisältöalojen asiantuntijoiden rooli on keskeinen (esim. koulutusihmiset ymmärtävät parhaiten oman datansa luonteen, kun taas tutkijat ovat asiantuntijoita erilaisten mittaustapojen soveltamisessa). Tietojohtaminen on enimmäkseen loogista ja objektiivista toimintaa, jolla voidaan dramaattisesti parantaa sitä, miten työpaikan ihmisten tietotyöprosessit yhdistyvät terävällä ja säästäväisellä tavalla organisaation yhteisen päämärän hyväksi.

Tietojohtamisen nykytila liitossa

Liiton toiminnassa tiedon merkitys on äärimmäisen suuri, koska suurin osa palveluista on lähinnä erilaista tietoa (sopimuksia, säännöksiä, ohjeita, toimintamalleja, tiedotteita, tilastoja, ...). Tietojohtaminen -termi ei kuitenkaan ole kovinkaan juurtunut organisaatiossa. Tietotekniset laitteet vastaavat varsin hyvin tietotyön vaatimuksia, liitolla on hyvät työkalut rakentaa tietokantoja, kerätä tietoa talon ulkopuolelta ja kosmos mahdollistaa modernin tietotyön sosiaalisine työtiloineen. Välineitä ei voi syyttää mahdollisista tietotoimintakultuurin ongelmista.

Moderneista it-välineistä huolimatta organisaation tietotyössä on runsaasti vanhankantaisia piirteitä. Tietoja pidetään oman koneen kansioissa, jopa isoja prosessikokonaisuuksia hoidetaan sähköpostiliikenteenä, liitetiedostot täyttävät sähköpostilootan jne. Excel-tyyppisiin taulukkoihin tai jopa varsinaisiin tietokantoihin kuuluva tieto säilytetään wordissä (kertoo myös tiedon jäsennysongelmista). Historiatietoa hävitetään tai se on vaikeasti koottavissa, mikä vaikeuttaa esim. trendien ja muutosten arviointia ja ennustamista. Lisäksi ihmisten käyttämä kieli on ikuinen ongelma, samasta asiasta puhutaan usealla termillä (esim. palkat/ansiot/tulot) tai eri asioista samalla nimellä, mikä luo kitkaa kommunikointiin.

Hiljainen ja muu käytännössä työyhteisöä lujittava tieto kulkee liialti "pienissä piireissä". Moni tieto tai resepti lepää yhden ihmisen alla. Pyörä saatetaan keksiä uudelleen eri yksiköissä, koska yksiköt eivät tiedä toistensa tekemisistä (lattiatasolla). Tehtävissä hankittuja kontakteja pidetään ominaan, vaikka ne olisivat palkkaa maksavan liiton omaisuutta (liittyy laajemmin töiden omistajuuden ongelmaan). Samantyyppistä tehtävää saattaa tehdä useampi ihminen toisistaan erillään (jopa tietämättään), vaikka ideat ja keinovalikoimat olisi järkevää koota yhteen (ilman sen kummempia työryhmiä).
Mielellään käydään kahdenkeskisiä keskusteluja asioissa, jotka olisivat laajalle joukolle hyödyllistä kuultavaa (tai nähtävää esim. kosmoksen keskustelupalstalla). Esimiehet haluavat tiedon vanhanaikaisia reittejä, jolloin joku, jolla vastaus olisi jo valmiina, on voinut jäädä sähköpostijakelun ulkopuolelle. Perustamme suuren osan työstämme nippelitiedon muistamiselle, vaikka pitäisi käyttää enemmän aikaa tiedon yhä syvempään lajitteluun ja analysointiin. Em. ongelma johtaa siihen, että samaa asiaa toistetaan vuodesta toiseen triviaalitasolla. Tietotyökulttuurin kuuluu tiedon pyytäminen. Usein tietoa pyydetään liian myöhään ja pyytäjä ei tiedä, kuinka paljon vastaavia pyyntöjä on jo työn alla ja onko joku muu jo pyytänyt samaa tietoa (hetki tai kauemman aikaa sitten). Toisaalta aina ei tiedä, kenellä on paras tieto johonkin kysymyksiin, oikean ihmisen etsimiseen saattaa mennä oma aikansa. Kosmoksen potentiaali on vielä paljolti hyödyntämättä siinä, miten data voidaan saada virtamaan soljuvasti ja luonnollisesti työyhteisön joka soppeen.

Tietojohtamisen keinoja tietoyhteistyön edistämiseksi

Edistämiskohteet voidaan jakaa kolmeen keskinäisesti sidoksissa olevaan osa-alueeseen: 1) tietotyön kokonaisvaltainen organisointi 2) yksilötasolla olevat asenteelliset ja taidolliset ongelmat ja 3) it-välineet. Esimerkiksi kosmoksen käyttöönotto esim. virtuaalisina kokoustiloina vaatii perinpohjaisen suunnittelun. Uusia työtiloja ei kannata antaa syntyä kuin sieniä sateella. Yksiköillä tulisi olla kosmoksessa "julkinen puoli", joka mahdollistaa yksiköiden toisiinsa verkottumisen. Esim. jokainen toiminto tai yksikkö olisi verkottunut viestinnän työtilaan, josta saisi käsityksen viestinnän työrupeamista ja suunnitelmista sekä jossa työntekijät voisivat myös itse osallistua esim. ideoimaan oman alansa viestintään liittyviä toimia. Avoimuuden avulla hyvät käytännöt ja opit leviäisivät luonnollisella tavalla. Hyvä askel hahmotella sosiaalinen toiminta on kuvata toimijoiden mahdolliset suhteet ja informaatiovirrat verkostokaaviona (ks. hahmotelma alla, lisätietoja petri.palmu@proliitto.fi).
Idea yksiköiden verkottamisesta toisiinsa kosmoksen työtilojen avulla.

Sosiaalinen tietotyö on vaativa älyllinen ongelma, johon tarvitaan kaikille järjestelmille universaaleja ponnistuksia: 1) kehittäminen, 2) ylläpito ja 3) käyttö. Esimerkiksi viestinnän vastuulla tulisi olla, että sovituista käytännöistä pidetään kiinni (vaatinee myös muutosten mittaamista).

Yksilötasolla ongelma on sekä välineiden käytössä että perusasenteissa uudistaa tietyön toimintatapoja. Tähän tarvitaan selkeää omaan esimerkkiin pohjautuvaa johtamista, koulutuksen lisäämistä ja kenties keppiä ja porkkanaa -menetelmää. Tietotyö ei ole pelkästään "mitä" tekee, vaan myös "miten" tekee omaa työtään niin, että se hyödyttää mahdollisimman paljon myös muiden työtä (poistaa työkavereiden töiden esteitä). Tällä hetkellä aiheutamme toisillemme varmasti paljon sellaista ylimääräistä kiirettä, joka voitaisiin poistaa yhteistyötä ja verkostoja kehittämällä.

Toimintaympäristöön liittyvä informaatio olisi hyödyllistä koota yhteen toiminnan eri puolia yhtenäisessä kehikossa analysoivaan malliin (ks. alla hyvin ylätason käsitteillä hahmoteltu kehikko). Siinä (datana) on toisaalta liiton talous, palvelujen tarjonta ja kysyntä (liiton prosessit) sekä toisaalta jäsenten työhyvinvointi (päämärä, jonka vuoksi tätä työtä teemme). Tällaisen mallin rakentaminen tekisi liiton toimintaympäristötekijöiden väliset suhteet ymmärrettäväksi. Malli ennustaa jäsenmäärän (ja rakenteen), palkkojen, työhyvinvoinnin kehitystä, joka taas ennustaa muutoksia palvelutarpeisiin (joka taas vaikuttaa liiton talouteen jne.). Tavoite on realistinen, jos kaikki liiton tiedontuotanto ja tietovarastot valjastettaisiin "supermalliin" liittyvän aineiston kokoamiseksi (mikä olisi sinänsä tietokantojen synergiaa parhaimmillaan).
Hahmotelma ennustejärjestelmästä,
joka kokoaa koko toimintaympäristön yhtenäiseen kehikkoon.


Olisi käynnistettävä talon sisäinen tietolähteiden ja tietojärjestelmien kartoitus, jossa jokainen työntekijä arvioi omia aineistojaan ja sitä, kuinka datoja voi yhdistää osaksi suurempaa kokonaisuutta.

Tiedon prosessoinnin automaatiota voidaan varmasti lisätä, esim. jäsenille lähtevä viestintä, suurten tekstimassojen tekstianalyysi (text mining), tilastotuotanto jne. Ihmisillä on varmasti hyviä kikkoja talon it-ohjelmistojen suhteen. Nämä kikat olisi erittäin hyödyllistä saada yleiseen jakeluun. Muiden auttamista tulisi myös huomioida entistä painokkaammin, kun arvioidaan työssä onnistumista (sillä tästähän työyhteisön dynamiikassa ja energisoinnissa pohjimmiltaan on kyse).
Ammattiliitto Pron tutkimus 2008- / Petri Palmu